Việc quản lý kho hàng rất quan trọng, phải xây dựng một hệ thống chuyên nghiệp với các công việc định kì được làm cẩn thận và rõ ràng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một số sai lầm nghiêm trọng trong việc quản lý kho hàng cần tránh để quản lý kho hàng tốt nhất.
- Không xác định lượng hàng hóa tồn kho tối ưu
Xác định hàng tồn kho tối ưu là việc xác định số lượng hàng hóa được duy trì trong kho với mức vừa đủ để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa. Đây là một khâu rất quan trọng, cần được làm định kỳ để duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp không làm tốt, không có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến sự gián đoạn khi gặp phải những rủi ro không lường trước từ biến động thị trường.
Xác định lượng hàng tồn tối ưu còn giúp doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý một cách tốt nhất, không quá nhiều dẫn đến lãng phí, cũng không quá ít so với nhu cầu.
- Hàng hóa không sắp xếp hợp lý dẫn đến khó quản lý kho hàng
Là một doanh nghiệp được lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành, không có lý do nào để bạn cẩu thả khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Các sản phẩm phải được phân loại, đưa vào những khu riêng biệt, xếp thành từng lô tùy vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.
Việc sắp xếp khoa học hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăn năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý, kiểm soát thuận tiện, dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một nguyên tắc nhất định, hàng nào có nhu cầu cần gấp, nhiều hơn thì đưa ra đầu, hàng nào dễ vỡ thì đặt tại nơi ít phải va chạm,…
Đừng nghĩ rằng sắp xếp hàng hóa chỉ là việc đơn giản mà bỏ qua, nó không những khiến công việc của bạn diễn ra thuận lợi mà còn đánh giá khả năng quản lý của bạn.
- Không kiểm tra kho hàng thường xuyên
Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại việc kho quá lớn, hàng quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng hàng trong kho.
Việc này dẫn đến hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng lại không đáp ứng được nhu cầu.
Việc kiểm tra hàng theo định kỳ giúp doanh nghiệp xác định được sản phẩm nào còn, sản phẩm nào hết để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp.
Ngoài ra, bạn còn đánh giá được lượng tiêu thụ của mặt hàng nào đó dựa vào số lượng vừa việc lưu chuyển hàng trong kho, từ đó nhận biết nhu cầu thị trường đúng đắn để đưa ra chiến lược cạnh tranh.
- Trang thiết bị quản lý kho hàng không đầy đủ
Như đã nói, kho hàng giống như đội hậu cần của doanh nghiệp, nếu không bảo vệ chu toàn sẽ không đề phòng được những rủi ro bất ngờ. Trong khi đó sức lực con người có hạn, khả năng cũng bị hạn chế, nên đi kèm với việc thuê nhân viên quản lý các doanh nghiệp nên trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ.
Ngoài các trang bị liên quan đến việc bảo quản, bốc dỡ, vận chuyển, chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm như thế, thậm chí ngoài chức năng quản lý kho còn có thêm nghiệp vụ kế toán hay bán hàng, rất tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt được số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại, thậm chí còn thống kê sản phẩm nào đang bán chạy để lên kế hoạch bổ sung kịp thời. Những phần mềm như vậy thường có giao diện thân thiện, tính năng chi tiết, tích hợp công nghệ quét mã vạch hiện đại giúp quá trình kiểm kho trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Đặc biệt, dù cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh với các kho khác nhau thì phần mềm quản lý kho hàng đều có thể quản lý, mọi thao tác chuyển giao hàng hóa sẽ được thống kê, sắp xếp cân bằng nên chỉ cần ngồi một chỗ bạn vẫn biết được tình hình của toàn cửa hàng.